Любой проект, независимо от масштаба и отрасли, в которой будет реализован, нуждается в тщательно проработанном техническом задании. Что это за документ и для чего он нужен? Давайте разбираться!
Техническое задание (ТЗ) – это основной документ, определяющий требования и содержание проекта. С момента подписания он становится основополагающим документом проекта. Поэтому от качества проработки всех ключевых аспектов ТЗ зависит достижение поставленных целей. Главной задачей ТЗ является отражение всех требований к содержанию проекта, поставленных заказчиком для компании-исполнителя.
Не секрет, что проекты бывают разными, как и сферы бизнеса, в которых они реализуются. Зачастую организации необходимо реализовать проект в такой специфической и сложной сфере, как ИТ. И здесь, не имея определенных технических знаний и опыта довольно затруднительно самим поставить цели и задачи проекта, а также определить содержание ТЗ. Чем грозит заказчику некорректное составление ТЗ? С какими трудностями приходится сталкиваться заказчику при его разработке?
На эти и другие вопросы ответил ведущий инженер ООО Expert Pro Илья Чуприн.
— «Основная трудность заключается в отсутствии опыта составления ТЗ и в недостатке технической экспертизы. Это приводит к неправильному определению требований проекта. Как следствие — исполнитель не может обеспечить реализацию проекта в соответствии с ожиданиями заказчика. В результате некорректно составленное ТЗ приводит:
- к затруднениям в достижении поставленных целей;
- к затягиванию сроков реализации проекта;
- заморозке бюджета;
- к другим неприятным и даже непредвиденным последствиям, которые чаще всего заканчиваются не в пользу заказчика».
Какие типичные проблемы возникают у заказчика при составлении ТЗ?
— «Содержание ТЗ напрямую зависит от целей и специфики проекта. Рассмотрим распространённый пример проекта «Модернизация ИТ-инфраструктуры» *(*все совпадения случайны).
Представьте, что ваша организация уже имеет работающую ИТ инфраструктуру. И здорово, когда по ней разработана проектная документация. Однако, бывают случаи отсутствия такого рода документации и в этом случае возникает необходимость в её создании и в обращении к специалистам за экспертизой.
Руководство принимает решение о модернизации, определяет цели проекта и требуемый итог. Специалисты ИТ-отдела организации начинают создание ТЗ и именно на этом этапе им может потребоваться помощь сторонней организации, обладающей компетенциями и опытом написания ТЗ, проведения ИТ-аудита и оказания ИТ-консалтинга.
- Вследствие недостаточной собственной экспертизы ИТ-департамента или ИТ-отдела возникает ограничение кругозора в подборе решений;
- Руководитель хочет видеть требуемый бюджет проекта, а собственная команда не может предоставить вариативность бюджета и распределение расходов во временном периоде.
Без правильного подхода к написанию ТЗ в лучшем случае появляется документ со спецификацией оборудования и базовыми требованиями, который после подписания становится основополагающим документом проекта. На основании этого документа начинается отбор исполнителей и ряд ИТ компаний претендуют на реализацию проекта.
Итогом проекта с неправильно составленной документацией становится затраченное время и деньги без достижения ожидаемого результата. В последствии достижение результата осуществляется за счёт сторонних организаций или дополнительных соглашений с Исполнителем. И, как следствие, значительным увеличением стоимости проекта, затягиванию сроков».
Чем могут помочь специалисты компании Expert Pro при составлении ТЗ?
— «Команда Expert Pro имеет многолетний опыт работы и необходимую техническую экспертизу в ИТ-сфере.
Мы предлагаем:
- разработку документа в соответствии с потребностями вашего бизнеса и несём полную ответственность до стадии реализации проекта;
- оказание всесторонней помощи в реализации проекта;
- в случае необходимости можем содействовать в проверке предложенных конкурсантами решений при проведении отбора исполнителей.
Как правило, исполнитель не осведомлён о текущих потребностях организации-заказчика. И, в зависимости от того, насколько полной будет информация, указанная в ТЗ, настолько качественно и корректно исполнитель сможет реализовать основные цели и задачи проекта. То, что явно для вас — не всегда очевидно для других. При составлении ТЗ мы смотрим на проект с точки зрения заказчика, что помогает учесть все потребности организации».
Расскажите, как проходит работа с заказчиком в вашей компании на примере проекта «Модернизация ИТ инфраструктуры»?
— «Специалисты компании Expert Pro начинают проект с обсуждения с заказчиком его требований и пожеланий, изучения существующей инфраструктуры заказчика и создания необходимой технической документации:
1. Каждый из специалистов предоставляет своё видение реализации части проекта, за которую он ответственен;
2. Архитектор решений анализирует предоставленные предложения и формирует архитектурные решения реализации проекта в соответствии с требованиями заказчика;
3. Заказчику предоставляется решение с вариантами ориентировочных бюджетов реализации проекта. В ходе обсуждения представленные варианты будут оптимизированы с точки зрения бюджетных ограничений, и заказчик сможет самостоятельно выбрать архитектуру в соответствии с текущими потребностями;
4. По завершении процесса обсуждения наша команда приступит к созданию ТЗ проекта. Все наработки предыдущих этапов станут пунктами ТЗ и позволят полноценно отобразить цели, задачи и потребности проекта.
В ходе проведения процесса отбора исполнителей проекта мы также обеспечиваем проверку предложенных поставщиками решений и предоставляем заказчику экспертные рекомендации. Кроме того, на стадии реализации проекта команда Expert Pro выступает на стороне Заказчика и осуществляет контроль за исполнителем проекта.
В результате заказчик получает реализованный проект и заключение команды проектного контроля. Наш опыт и экспертиза позволяют организации получить желаемый результат и прозрачность проекта».
Теперь вы знаете куда обратиться в случае, если вам и вашей компании предстоит реализация ИТ-проекта и написание грамотного и корректного Технического задания.
Запросите консультацию у специалистов Expert Pro:
Телефон: (+998) 78-147-0037
E-mail: info@expertpro.uz
Адрес: Ташкент 100011, ул. А.Темура, Ц5, 46А
